Identifica un problema observable
Relee el encargo y subraya un síntoma. «Los contactos de las ferias siguen en una hoja de cálculo» te da un punto de partida. Abre tu respuesta con ese detalle. Si falta información, pregunta cuántas hojas hay y quién decide qué registros se deben fusionar. La respuesta puede cambiar el presupuesto.
Describe una prueba de aceptación
Propón una entrega pequeña. «Importaré cien contactos de prueba. Revisaremos diez fichas para comprobar el teléfono, el responsable y el estado». Así el cliente puede imaginar la entrega y tú sabes cuándo acaba la primera fase. Indica quién facilitará el archivo y cuándo empezarás a contar los días.
Cierra con una decisión
Pon precio a esa fase e identifica las tareas que necesitarían otra estimación. Las automatizaciones o la formación pueden venir después. Termina con una pregunta fácil de resolver. «¿Podrías enviarme los encabezados de las columnas sin los datos de contacto?» basta para dar el siguiente paso.
Convierte una promesa en una prueba
«Arreglaré el CRM» obliga al cliente a imaginar el resultado. Explica que importarás veinte contactos, revisarás los duplicados con ventas y documentarás la regla de asignación. La muestra se convierte en la primera comprobación compartida. Si faltan campos, podréis decidir si limpiar los datos antes de la importación completa o modificar el alcance.
Termina con una pregunta que permita avanzar
Relee la última frase. «¿Qué te parece?» obliga al cliente a inventar el siguiente paso. Pregunta quién puede exportar la muestra y revisar el primer resultado el jueves. Así identificas dos responsabilidades y una fecha. Deja margen para otra opción y guarda la respuesta en el encargo para los compañeros que se incorporen después.