Parti da ciò che non funziona
Rileggi il brief e sottolinea il problema osservabile. «I contatti delle fiere restano in un foglio» dice più di «serve un CRM migliore». Apri la risposta con quel dettaglio. Se la causa è incerta, chiedi quanti fogli esistono e chi decide quali record accorpare. La risposta può cambiare sia il costo sia la consegna.
Scrivi una prova di accettazione
Proponi un primo risultato piccolo. «Importerò un campione di 100 contatti. Controlleremo insieme dieci schede per verificare telefono, proprietario e stato». Il cliente capisce cosa riceve e tu sai quando la prima fase è conclusa. Specifica chi fornisce il file e quando parte il conteggio dei giorni.
Chiudi con una scelta concreta
Presenta il compenso per quella fase e indica cosa richiederebbe una seconda stima. Le automazioni e la formazione, per esempio, possono seguire l’importazione. Termina con una sola domanda a cui il cliente possa rispondere subito. «Puoi condividere le intestazioni delle colonne, senza i dati dei contatti?»
Trasforma una promessa in una prova
«Sistemerò il CRM» lascia al cliente il compito di immaginare il risultato. Prova invece a scrivere che importerai un campione di venti contatti, controllerai i duplicati insieme al referente vendite e consegnerai la regola di assegnazione documentata. Quel campione diventa la prima verifica condivisa. Se emergono campi mancanti, potete decidere se pulire i dati prima dell’importazione completa o modificare il perimetro.
Chiudi con una domanda che sblocca il lavoro
Rileggi l’ultima riga. Se chiedi soltanto «Che ne pensi?», il cliente deve inventare il prossimo passo. Una domanda come «Chi può esportare il campione e verificare il primo risultato giovedì?» identifica due responsabilità e una data. Lascia lo spazio per proporre un’alternativa e annota la risposta nel brief, così anche chi entra nel progetto più tardi conoscerà il criterio concordato.